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/ Night Owl 7 / Night Owl Shareware (NOPV7)(Night Owl Publisher Inc.)(1992).bin / 011a / reclam30.lzh / RECLAM30.DOC next >
Text File  |  1992-06-26  |  9KB  |  207 lines
  1.  
  2.  
  3.                        RECLAIM.EXE
  4.                   Ver 3.0, 24 June 1992
  5.          Copyright (c) 1991, 1992  by Jack J. Chandler
  6.  
  7.  
  8. Version 3.0 is a special version designed primarily for use
  9. after deleting extremely large numbers of individuals from the
  10. INDIV2.DAT file.   Version 3.0 is a rewrite of version 2.1
  11. and compiled from Pascal source code.  Much smaller and much
  12. faster than earlier versions.
  13.  
  14. Version 3.0 will reclaim an unlimited number of deleted RINs
  15. and MRINs on a single pass.  It has been tested on PAF files of
  16. over 42,000 individual records.
  17.  
  18. Version 3.0 does not report a number of deleted records until
  19. after the process is complete.  Options to list to the display
  20. or to print is by prompt.  Note that listing or printing of this
  21. list can consume much time and a lot of printer paper.  The
  22. option to print this list to disk for later review is offered.
  23.  
  24. The option to output to the printer or list to the display is
  25. available only if the print to disk option was previously selected.
  26.  
  27. The use of RECLAIM version 3.0 for removing records deleted by
  28. PAFSPLIT by Ann Turner or similar program is relatively fast.
  29. PAFSPLIT deletes RINs and MRINs in a low to high sorted order
  30. making the time for the search for deleted records relatively
  31. fast.
  32.  
  33. When used in conjunction with NAMCLEN and NOTECLEN, RECLAIM will
  34. keep your PAF database pruned down to its actual record size,
  35. eliminating the need to use GEDCOM procedures to remove these
  36. deleted records and unused names.
  37.  
  38. RECLAIM makes a minimum of RIN number changes.  The  number of
  39. changes will not be more than the total number of deleted records
  40. you removed.
  41.  
  42. Purpose:
  43.  
  44. RECLAIM.EXE was originally written to overcome problems encountered
  45. in PAF when importing records from GEDCOMs using GIE.EXE.
  46.  
  47. It was found that GIE will not access records within the PAF
  48. database that had been deleted using the options within FR.
  49. GIE will add its records beginning with the record following
  50. the last physical record in the INDIV2.DAT and MARR2.DAT files.
  51.  
  52. When records are downloaded from the FamilySearch records in
  53. a FHC there are invariably duplicate entries with only small
  54. variations in data.  The normal entry of these records using
  55. GIE.EXE and the 'clean-up' using the FR.EXE 'Match/Merge' menu
  56. option will create many 'holes' both in your original data
  57. and in the added data.
  58.  
  59. If there is enough keyboard input to fill these 'holes' then
  60. you have no problem.  However, those who are downloading and
  61. importing records with the GEDCOM utilities will find that it
  62. is difficult to keep up.
  63.  
  64. RECLAIM.EXE will help you 'keep up' with the 'holes' created
  65. by the GEDCOM/Match/Merge routine.  The only other solution is
  66. the creation of a new GEDCOM from your data, then importing
  67. this back into a new database.  This is very time consuming.
  68. RECLAIM.EXE will locate and remove the deleted records from
  69. a 5000 record database in about 2 to 4 minutes.
  70.  
  71. Operation:
  72.  
  73. RECLAIM.EXE need not be run in the same directory that contains
  74. your data.  It can be run from any drive:\directory.  You are
  75. prompted for the location of your PAF data files.
  76.  
  77. You are given the option of exiting the program after a brief
  78. discussion of what the program is going to do.  If you have any
  79. doubts, this is the time to quit and think things over.  Before
  80. you continue, you should be sure you have a good current backup
  81. of your INDIV2.DAT and MARR2.DAT files.
  82.  
  83. To prevent accidental modification of your database, you must press
  84. both <CONTROL> and <P> in order to proceed.  Any other keys will
  85. return you to the DOS prompt.
  86.  
  87. The program is extremely simple to use.  It does all the work,
  88. you simply sit and watch.  When finished, then be sure to run a
  89. records check with FRCHK.EXE or with the F1 option when exiting
  90. FR.EXE prior to adding new data.
  91.  
  92.  
  93. The following required keyboard inputs are explained:
  94.  
  95. 1>  Enter Drive:\Path\ of PAF DATA files:
  96.  
  97.     Enter the complete drive and path of your data.
  98.     example C:\PAF\DATA.
  99.  
  100.     If your data is not found you will be promted to
  101.     to re-enter or to exit.
  102.  
  103.     RECLAIM immediately checks your data for deleted
  104.     records.  If there are none listed in the free list
  105.     then the program is terminated with a message indicating
  106.     no deleted records.  If you had deleted records that
  107.     were NOT in the deleted records free list, then FRCHK
  108.     would have reported that to you.
  109.  
  110. 2>  Enter <^P>rocede or <S>top to abort [^P/S]
  111.  
  112.     Both the <CTRL> and <P> must be pressed in order
  113.     to continue from this prompt.  Any other key will
  114.     return you to the prompt. <S> will abort to DOS.
  115.  
  116. 3>  Save your RIN/MRIN changes to disk file ? [Y/N]
  117.  
  118.     If you have hard copies of your database, and want to
  119.     correct it for the changes you have made, then select
  120.     'Y'.  This file will tell you the Old RIN and its new RIN
  121.     number so that corrections can be made.  If these numbers
  122.     are of no significance to you then select 'N' to save about
  123.     10 seconds/1000 deleted records.
  124.  
  125.     These changes are saved to an ASCII text file named
  126.     RECLAM00.TXT in the drive:\directory of your data files.
  127.     If you make another run with RECLAIM prior to erasing this
  128.     file, then RECLAIM will name the next file RECLAIM01.TXT.
  129.     If this option is selected, then the file drive:\path\name
  130.     will be reported to you at the program terminination
  131.  
  132. Before the next prompt the program runs and you are then presented
  133. with an overall report of the changes you made.  If you have elected
  134. to save your changes to disk file, then this report will be  added
  135. to the end of your RIN/MRIN change listing in the disk file.
  136.  
  137. 4>  List your new RIN/MRIN numbers to the display  [Y/N] ?
  138.  
  139.     This prompt is not displayed if you did not select 'Y' to
  140.     the previous prompt to save your changes to disk.  Selecting
  141.     'Y' here will list your Old RIN # and the New RIN # which
  142.     contains the original data.  To get a hard copy of this
  143.     listing, you must use the DOS  copy command with direction
  144.     to your printer.
  145.  
  146. 5>  List your new RIN/MRIN numbers to the printer [Y/N] ?
  147.  
  148.     This prompt is :not displayaed if ou did not select 'Y' to
  149.     save your changes to disk.  Selecting 'Y' here will list
  150.     your RIN/MRIN changes to hard copy, in paginated format,
  151.     followed by the brief description of your changes.
  152.  
  153.  
  154. You will also encounter 'Press any key to continue...' prompts
  155. throughout the program and listings.
  156.  
  157. RECLAIM.EXE will not correct any existing problems with your
  158. data.  If there are existing problem as reported by FRCHK.EXE
  159. DO NOT RUN THIS PROGRAM.
  160.  
  161. Since moving new active records into the 'holes' requires
  162. RECLAIM.EXE to modify ALL records connected to the one being
  163. moved, if there is a bad pointer in any of them it could perhaps
  164. create a worse problem than already exists.  Again, DO NOT RUN
  165. if the FRCHK.EXE indicates an existing problem.  If you have
  166. one of the updated versions of PAF 2.2 then run FRCHK with the
  167. -f option to correct any existing problems prior to running
  168. RECLAIM.
  169.  
  170. Since there are only inputs from the keyboard indicating file
  171. names and locations, the error traps are limited to checking
  172. bad filenames or bad drive:\path entries.  Take care in entering
  173. these and there should be no problem.
  174.  
  175. RECLAIM.EXE first moves records from the end of your data files
  176. into the 'holes'.  An end-of-file marker (EOF) is then placed
  177. after the last active RIN.
  178.  
  179. If you have removed a great number of deleted records, it is
  180. advised that you use NOTECLEN.EXE and NAMCLEN1.EXE to remove
  181. the names and notes that were associated with your INDIV2.DAT
  182. MARR2.DAT files that were deleted.   Most sources that have
  183. RECLAM30 will also have those two files.
  184.  
  185. You are authorized to use and distribute this program without
  186. charge as long as no charge is placed upon the transfer other
  187. than for mailing or copying. 
  188.  
  189. Distribution in or with Commercial software packages is authorized
  190. by specific permission of the author.  Contact the author for further
  191. details.
  192.  
  193. I hope you can use this utility to good advantage.   If you find
  194. bugs please let me know about them listing the problems you had
  195. encountered and any error messages you received.
  196.  
  197. I can be contacted on GEnie as J.CHANDLER2 or on the FidoNet NGC
  198. echo or GENSOFT echo.
  199.  
  200. If you find RECLAIM useful, and decide to continue using it, you
  201. can express your appreciation by mailing a donation of $5.00 to:
  202.  
  203. Jack J. Chandler, 812 Vermillion Dr., Henderson, NV  89015
  204.  
  205.  
  206.  
  207.